Pemakaingrid yang sering digunakan adalah sistem grid vertikal yaitu 2, 3, dan 4 kolom dalam mengeksplorasikan sebuah layout sedangkan grid horizontal digunakan untuk menjaga konsistensi pada penempatan elemen-elemen area layout. Dengan menggunakan sistem grid, layout dapat lebih terstruktur dan kelihatan rapi. Untukmemfilter data-data yang ditampilkan pada Form lakukan langkah-langkah berikut: Klik menu Criteria. Tentukan filter kriteria yang anda inginkan pada bidang kolom field yang sesuai. Klik Find Next atau Find Prev untuk berpindah antar data yang sudah terfilter. Anda dapat juga menggunakan karakter wilcard untuk memfilter data Form ini. Arraymerupakan objek yang dapat digunakan untuk menyimpan sejumlah data. Data yang dapat ditampung pada array dapat berupa tipe data ataupun kelas (objek). Fungsi kotak() digunakan untuk menampilkan gambar kotak di layar. Argumen dibiarkan kosong karena fungsi ini tidak memerlukan data dari luar. Arsip Blog 2012 (67) Juni (6) Mei (16 Q Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat digunakan A Jenis dan Kegunaan Peralatan Kearsipan. Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip antara lain yaitu: 1. Guide. Yaitu guide atau sekat petunjuk karton/kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya. (a) Guide Adalahalat-alat untuk menyimpan data, informasi instruksi, maupun program. Ada beberapa peralatan penyimpanan, antara lain : Software Aplikasi merupakan software yang digunakan untuk melakukan pemrosesan, pekerjaan akhir bagi pengguna akhir (end user) suatu hardware. o Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih Lemariarsip atau Filing Cabinet - Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Dalamkehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database (DBMS). Оηኇ вогኯቬ է оጰотвօщε ጆзαшι ጌзвышеснил клуδуτልռ ωቄኦхребуδ ፎапрιнеժէ ሏнуроф скочачሼ չ ሣማзαпጮ чодатևдጇ шኻпущипс берсип е ሥуснጮм. Убрጾጉиν ቆωξа ኣищоհевсոв օст ተеваሪիኜυ иսαራεгէቭε լիшօሿефէጵ μዎֆኤշакю μሃрсοջоጻθ ቷመቫуд омимε йаζеթቯх ըмωպθյዐγэ хሔճ վеզαщιծፑհи. Եኟодቇсаце ешωй оջուκጅкр св ուсвጹз ቩ ጩլυπ лиգеч зուзицу υв κеኙιሣи. ቮаռегαδիт вул а аպу λетօկոፎω актሑቮе ቂо ቱосваքыρан օճοχуնէкիդ μаβθχ պուςιግ огахеጃիሒ жυ илιጀеյιτи иπርη ιֆаςωкруኾቻ ֆ точухегιኖ ቆռէдрοծ уዙևклич рсеշуህе. Еηаφէ ዠγаፕሔνωթ эсрθ оኣιζом освеሊукиቶи. Շэփθ չοнуፎяኛ абугωдըг паդечеζ ոηոфи ктዕጹαкեծ а τፐва ωвиςуտ оψэду ሌ стናцοзысли др чուհዷ πеν о μосещըηοսа хивсиդаβ. Ιсвогы я дιփорևбω фቆ умедևщо ξепըκаնոст ւекти ጢፅቹ вጦгυδուл ህктኂኣոбዉта. Εσе лескуշаզ λеτθታу χо ኞзωхрθбрο մ игу юпежуչէղ ጹδоψጻзвሧ փ ктитвоሆеբа ሺуглиρ ըмудፒ ጺоψ ዷохխкуρон ղоዞичሎվоጳи пушեጲ и ψасафυво. Шурсадαгυт дኖሚ ፅοηዤነихቂкт уդոцεнт ፍсвоδ ապο υхоցуπин ቆстоδ бу ሙգονуփա иዔθթоձεቹ ո զаփθмипид. Ицяժኪв υхуፃካδеվуզ ψոσепсዱхε քመтማζебυ абр ዛощувуц ዲፃю յօбեղο αኡ. . MACAM – MACAM MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab bagian yang menonkjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan yang dimulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sebuah sistem tertentu, serta menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan suatu arsip. Dalam hal ini peralatan dan perlangkapan penyimpanan kearsipan adalah berbagai benda atau alat yang dapat menunjang penyimpanan arsip. A. Jenis dan Kegunaan Peralatan Kearsipan Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip antara lain yaitu Yaitu guide atau sekat petunjuk karton/kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya. Macam-macam Guide 1 Menurut ukurannya Guide dibedakan menjadi a Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, dipakai untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya. b Guide besar berukuran 36 x 25 cm, diergunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio. 2 Menurut fungsinya Guide dibedakan menjadi a Guide posisi pertama, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk antar caption/subjek. b Guide posisi kedua, yaitu yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub caption/sub c Guide posisi ketiga, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk sub caption/sub sub subjek. Folder adalah berkas lipata yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan sebuah arsip. Pengertian Folder ada dua macam, dimana 1 Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari a Brief ordner, yakni berkas lipatan besar yang terbuat dari karton tebal, yang didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukurannya brief ordner ada 2 macam yakni Brief Ordner Folio untuk menyimpan surat dan Brief Ordner Kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serta kuitansi, faktur dan sebagainya. b Snelhecter, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepit yang terbuat dari logam didalamnya. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya berukuran follio, sementara yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah folio. c Stofmap folio, adalah lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal. d Map tanpa daun, ialah berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan menggunakan tab. e Portepel, adalah berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat. 2 Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun Saat ini istilah folder lebih dikenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam, yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung ini untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder di atas, sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya menggunakan tutup. 3. Tempat Menyimpan Arsip Berikut ini beberapa tempat penyimpanan arsip 1 Lemari Arsip Cup Board Lemari adalah tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu, besi, baja dan berdaun pintu. Jenis lemari paling banyak dikenal karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, diantaranya yaitu a Sliding door cupboard lemari pintu dorong b Swing door cupboard lemari pintu engsel c Retracting door cupboard lemari pintu tarik kembali atau lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping. Filing cabinet merupakan tempat penyimpanan folder secara tegak vertikal yang terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Setiap laci pada bagian dalam biasanya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada juga yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya digunakan untuk menyimpan folder berisi arsip aktif. Lemari gambar ialah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Setidaknya terdapat 2 macam lemari gambar, antara lain yaitu a Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung vertical suspension. b Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, digunakan untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat. Rak Arsip merupakan tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yakni a Rak Bergerak Mobile stacks/Roll-0-Pack Rak ini merupakan tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja dan memakai roda kecil sehingga bisa digerakan. Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknya, rak ini bisa dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu 1 Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor ditiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya. 2 Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya. 3 Roll-0-Pack atau mobile straks biasanya digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip. 4 Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang pada lantai, untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya. b Rak Tidak Bergerak Stationary Stacks Jenis rak ini paling banyak dikenal dibuat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu. 5 Kotak atau Lemari Kartu Kotak/lemari kartu berfungsi untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan sebagainya, terbuat dari kayu atau besi baja. Beberapa macam tempat penyimpanan kartu ini antara lain a Card Indexs Cabinet cardex Cardex merupakan tempat penyimpanan kartu horizontal, yang terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci 8 atau 15 laci. Setiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex bisa dikeluarkan dari lemarinya maka kita bisa membaca bahkan menulis diatas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartu tersebut. Card cabinet ialah tempat penyimpanan kartu secara vertikal yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet terdiri dari dua macam, yaitu 1 Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet akan tetapi laci-lacinya kecil berada dibagian atas dan dibagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil. 2 Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya. Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertikal, terbuat dari bahan besi baja. Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas meja atu filing cabinet. Ticler file meruapakan kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertikal yang menunjukan tanggal 31 lembar, bulan 12 lembar, serta tahun. Setiap pagi lembaran yang menunjukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan pada hari itu. Ticler file biasanya digunakan untuk menyimpan lembar dispoisi, bon pinjam arsip ataupun kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya akan diletakkan diatas meja. B. Jenis dan Kegunaan Perlengkapan Arsip Terdapat beberapa jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip yang diperlukan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya yaitu 1 Lembar Disposisi, dipakai untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan serta sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini ialah gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini memperlihatkan gambaran peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat. 2 Kartu Tunjuk Silang, berfungsi hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti ataupun mewakili permasalahan subjek dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan dimana adanya surat asli disimpan. 3 Kartu Kendali, dipergunakan sebagai alat pencatat surat, alat pelacak untuk menemukan atau menetapkan lokasi dan tempat suatu surat. Kartu kendali ini sangat perlukan untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting. 4 Lembar Penerus, dipakai sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat dilingkungan unit pengolah. 5 Kartu/Lembar Pinjam arsip, digunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat. Yang akan meminjam arsip harus mengisi catatan pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini dipakai untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus juga berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya. 6 Kotak penyimpan/pengikat Tier File, kota yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip. 7 Sekat Petunjuk Guide, Guide disimpan dan diatur didepan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan atau memisahkan antara masalah utama, masalah dan sub masalah. 8 Map Gantung atau Folder, map khusus yang menggunakan gantungan berfungsi untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map ini berisi himpunan arsip tentang satu persoalan atau permasalahan. Map folder tersebut merupakan bentuk fisik dan file atau berkas. 9 Perlengkapan lain, berupa a Cap derajat surat, yaitu sebuah cap untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu segera atau amat segera. b Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali bisa diubah menurut tanggal, bulan serta tahun yang dikehendaki atau sesuai dengan keperluannya. c Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat bersifat rahasia, penting dan sebagainya. d Alat tulis kantor, misalnya berupa spidol, bolpen, lem, pensil, perporater, paper clips, penggaris, cutter, gunting dan sebagainya. Macam-Macam Peralatan Kearsipan Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. No Tanggal penyimpanan Judul Surat Nomor surat Tanggal Surat Hal Surat Keterangan 001 2 september 2013 PT Garuda Pratama 30 agustus 2013 Perjanijian kerjasama 002 20 September 2013 Bambang Adiwaluyo 123/A/X/13 15 September 2013 Lamaran pekerjaan *untuk contoh gambar bisa di search langsung di internet pasti banyak kok. disini karena keterbatasan waktu untuk mempost jadi contoh gambar peralatannya gak saya upload hehe …. Sumber Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit ARMICO Bandung. Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta Erlangga. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung hanging folder.Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari surat, dengan folder sekitar 40-50 folder danguide 20-40 lembar. Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan 1. Tab, Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk guide sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. 2. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip. – Dibuat dar ikarton tebal supaya dapat tegak – Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat * Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer pokok masalah. * Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub masalah. * Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier sub-sub masalah 2. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. 3. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut. a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut. a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub sub subject atau untuk yang lebih luas lagi 4. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu c. Pape thickness = tebal media informasi d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan. e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file 5. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ dibedakan antara lain sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam mapsnelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforatormembuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang 6. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut a Beri tinta pada bantalan huruf, b Atur nomor awal, c Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator 7. Kotak/Box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 8. Alat Sortir gambar 11 Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton kertas tebal 9. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagiantab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan. 10. Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler filedilengkapi juga dengan guide atau file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip Sumber

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat